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开放式办公工作效率难提高?"图书馆规则"或许能抢救一下
时间:2019-01-23 09:48 作者: 点击: 次

  近期,《经济学人》的一篇文章“控诉”了开放式办公的数宗“罪”。几乎所有采用开放式办公的企业都会声称此举目的是为了确保员工间有更多的交流,进而促进协作,提高工作效率。但调查发现,开放式办公环境下的一些员工为了避免被人干扰,不得不戴上耳机隔绝噪音;而有交流需求的员工也不在办公室面对面讨论,一是考虑到隐私保密等因素,二是希望尽量不去干扰其他同事。结果就是员工当面沟通减少了,公司的生产率也下降了。

  理想是美好的,但现实似乎是管理者忘了给员工提供一个可以专注于自己工作的环境有多重要。这种困境究竟能怎么破?

  最近,不少创始人都吐槽了开放式办公环境的可利用性。他们也许是对的。为有效利用开放式办公环境,我们曾对比了开放式办公环境的优劣。

  其实,一切都出于成本导向

  首先,一个吸引人的开放式办公环境一般具备以下几个特点:

  >>>>节约成本

  为每个人建立单独的私人空间是很昂贵的。是的,你可能会争辩说,如果开放的空间导致员工无法正常工作,那带来的成本更高。这是一种抽象的经济影响,对此我不予争论,但办公用地账单的影响是非常直接的。

  >>>>更加灵活

  公司可能会发展壮大。你今天有20名员工,但明天可能有40、60或80名员工,很难预测你将来需要多大的办公空间。如果你无法为每个人提供足够的独立办公室,那么有些人会不满甚至离开;但如果你提供太多独立办公室,则会浪费很多空间。相比之下,开放的空间无疑能保持灵活性,灵活的空间可以让人感到舒适——特别是如果你签了一个5年的租约。

  >>>>空间更少

  你可以把很多人安排在5 000平方英尺的开放空间;也可以让少数员工挤在很小的地方。这些是符合实际需求,并且是可行的。但是,如果每个人都需要独立办公室,你将需要更多的空间,这意味着更多的租金。一句话,太贵了!

  所以,不难理解为什么开放的办公环境具有实际意义和经济价值。实际上,开放的空间也更容易清洁和维护。和不少创始人一样,我并不认为开放式办公环境有利于更好的合作。这只是掩盖真正原因(节约成本)的面具。采用开放式办公环境成本更低。

  鉴于以上所述,如果你真的打算采用开放式办公环境,怎么做才能使其有效?

  有一种策略叫“图书馆规则”

  走进世界上任何一家图书馆,你都会发现一些相同的事。第一,通常都是开放的空间,有大量的书桌分布在各处——类似于一个开放式办公环境。第二,图书馆都很安静。开放式办公环境在布局设计和行为约束方面与图书馆相一致。因此,我们内部将此称为“图书馆规则”。

  尽管应用情景不同,但设计理念却是相同的。在我们看来,这是一种业务模式,也是一种办公模式。我们可以利用图书馆规则来规范自己的工作方式。

  首先,请拥抱图书馆规则。

  你越是把办公室视为图书馆而不是吵闹的厨房,开放式办公环境越有效。采用开放式办公环境是一种文化决策。所谓“图书馆规则”是指不大声喧哗,小声低语,轻手轻脚,尽量不去分散其他人的注意力。如果你确实需要按正常音量和其他人说话,那就选个独立的房间吧。

  其次,采用开放式办公环境的另一个关键点是布置几个独立的私人空间。

  可以让一些需要面对面讨论事情的人走进去,正常沟通,大声说出自己的想法,而不用担心会打扰到外面的人。我们称这些私人空间为“团队工作室”。

  顺便说一下,干扰并不仅仅指实体干扰,还意味着越来越多的虚拟干扰。实时聊天室/通道基本上都是开放空间,有很多不利影响。因此,即使你有幸可以远程工作,或者公司为每个人都提供了私人办公室,如果整天都被迫参与各种实时沟通,你也难以在开放式办公环境下正常工作。

  记住,开放是一种选择

  开放的办公环境是一种选择,需要一种尊重和安静的文化承诺。幸运的是,每个人都知道如何做到这一点,因为每个人都知道在图书馆的行为规则。

  除此之外,还需要资本投入和经过深思熟虑的办公设计选择。即使每个人都很安静,在“回音室”里扔一堆办公桌并不足以完成工作。如果想保持安静,就必须考虑你在设计什么。每一个决定都会产生这样或那样的影响。

  庆幸的是,这都是可选的!在设计开放式办公环境(和文化)时,我们竭力让每个人每天都能够在安静的空间专注于自己的工作。但即便如此,也还不够好,这也是为什么我们并没有要求每个人都必须呆在办公室。

  在Basecamp,我们有54个员工,多数都是远程办公,即使是___的14个员工大多数时间也是在家办公。无论哪天,当你走进办公室,如果幸运的话,你可以看到3~5个员工。是的,大部分时间办公室都处于空置状态,这是一种巨大的浪费。所以,选择开放式办公环境也是我们权衡后的一种选择。

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